Aug
30
2013
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„Dokumentenmanagement, bitte!“

Auch in der Geschäftswelt wird die Kluft zwischen großen und kleinen Unternehmen aktuell immer größer. Es ist auffällig, dass die Zahl der mittleren Unternehmen sinkt. Ein Beispiel hierfür bietet die Landwirtschaft: in den letzten fünf Jahren ist die Zahl der landwirtschaftlichen Betriebe stark zurück gegangen, die Erzeugnisse aber, besonders in der Viehzucht, steigt stetig an. Das hat zur Folge, dass jeder einzelne Betrieb mehr Dokumente abzuwickeln hat. Der Bauer benötigt mehr Futter für seine Tiere und mehr Abnehmer. All das wird schriftlich festgehalten, in Form von Verträgen. Damit der Landwirt genau weiß, welcher Abnehmer wie viel Fleisch bestellt hat, muss er seine Dokumente gut ordnen und ablegen, also managen. Das ist aber nicht so einfach, besonders wenn die Anzahl der Dokumente weiter ansteigt.

Wie einfach wäre es in den Supermarkt zu gehen und auf die Frage „Was darf’s sein?“ mit „Dokumentenmanagement, bitte!“ zu antworten. Und genau so einfach ist es heutzutage auch.
Firmen wie Iron Mountain (http://www.ironmountain.de/) haben die Verzweiflung der Unternehmen erkannt und bieten vielseitige Lösungen an.

Eine dieser Lösungen ist die Archivierung und das Management Ihrer Akten. Die Akten werden in einem sicheren Gebäude gelagert und geschützt. Dank spezieller (Brandschutz-)Vorkehrungen sind Ihre Dokumente dort auch vor nahezu allen Naturkatastrophen sicher. Auch digitalisieren lassen können Sie Ihre Akten. Diese sind dann auf dem PC jederzeit zugänglich, was den Service des externen Dokumentenmanagement sehr komfortabel macht. Auch Datensicherung kann die Firma für Sie übernehmen, um im Falle des Datenverlustes alle Informationen wiederherzustellen.

Eine seit 2009 etablierte Variante des Dokumentenmanagement ist das Cloud-System. Das ist ein komplexes System aus IT-Dienstleistungen die häufig über Schnittstellen wie das Internet angeboten werden. Bei firmeninternen Netzwerken kann das Cloud-Computing auch über ein Intranet stattfinden. Vorteil ist, dass zugelassene Nutzer von verschiedenen Standorten aus, Zugriff auf diese sogenannte Cloud, also Wolke, haben. Das ist besonders für Unternehmen geeignet, bei denen viele Nutzer auf ein Dokument zugreifen müssen. Dieses System wird mittlerweile von den meisten großen Unternehmen genutzt. Der Markt der Cloud-Systeme ist heiß umkämpft. Es gibt viele Anbieter, die sich tolle Lösungen haben einfallen lassen.

Auch wenn Dokumentenmanagement nicht immer einfach ist, dann gibt es heutzutage Wege es zu erlernen oder sich helfen zu lassen. Dabei ist jedem selbst überlassen, ob er sich selbst mit den Dokumenten aufhalten möchte, oder diese verantwortungsvolle Aufgabe vertrauensvoll an einen Experten abgibt.

Kategorie: Sonstiges

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Betreiber von diverseren Internetprojekten und hauptberuflich Steuerfachangestellter.